Từ "文件管理" (Wénjiàn guǎnlǐ) mang nghĩa "Quản lý tài liệu", kết hợp bởi 文 (wén - văn): "ngôn ngữ" + 件 (jiàn - kiện): "Cái" + 管 (guǎn - quản): "ống" + 理 (lǐ - lý): "Chú ý đến". Chiết tự ghi nhớ: • Chữ 文: Hình ảnh những đường nét hoa văn đan chéo hài hòa từ xưa đã phát triển thành chữ viết, ngôn ngữ và bài văn (文). • Chữ 件: Một người nông dân (亻) dắt con bò (牛) ra kiểm đếm từng đầu việc, dùng làm lượng từ chỉ từng cái, từng chiếc, từng sự kiện (件). • Chữ 管: Vị quan chức (官) xưa dùng ống trúc (⺮) làm tín vật để điều hành, quản lý và trông coi mọi việc (管). • Chữ 理: Người thợ kim hoàn tỉ mỉ giũa từng đường vân ngọc (王) phân chia rõ ràng như bờ cõi trong làng (里), nghĩa là đạo lý, nguyên lý (理).