Từ "档案管理员" (dàng'àn guǎnlǐyuán) mang nghĩa "nhân viên quản lý hồ sơ, nhân viên lưu trữ", kết hợp bởi 档 (dàng - đảng): "hồ sơ" + 案 (àn - án): "Vụ án" + 管 (guǎn - quản): "ống" + 理 (lǐ - lý): "Chú ý đến" + 员 (yuán / yùn - viên): "thành viên". Chiết tự ghi nhớ: • Chữ 档: Những ngăn tủ gỗ (木) được sắp xếp tương xứng thỏa đáng (当) để lưu trữ từng tập hồ sơ, tài liệu (档). • Chữ 案: Dưới mái nhà yên ổn (安), chiếc bàn gỗ (木) được đặt ngay ngắn để quan tòa xét xử các hồ sơ, vụ án (案). • Chữ 管: Vị quan chức (官) xưa dùng ống trúc (⺮) làm tín vật để điều hành, quản lý và trông coi mọi việc (管). • Chữ 理: Người thợ kim hoàn tỉ mỉ giũa từng đường vân ngọc (王) phân chia rõ ràng như bờ cõi trong làng (里), nghĩa là đạo lý, nguyên lý (理). • Chữ 员: Mỗi người mở miệng giao tiếp (口) và đóng góp giá trị tài sản chung (贝) đều là một thành viên quan trọng của tập thể (员).